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If you take the DELF B2 or DALF C1 exam, writing a formal letter is an UNAVOIDABLE skill to have for the writing section. It's often asked to write a letter of complaint ("une lettre de réclamation").
Read our article about the DELF B2 for more information!
People who apply to a job or enroll in a French university will also be expected to write a cover letter or a formal email in French...
French administration is still archaic sometimes and you will probably have to learn how to deal with it! But don't worry: in this article, I present you the structure of a formal letter and I give you some examples of formal expressions that you can use in any situation!
The structure of a formal letter
1. Les coordonnées de l'expéditeur (contact details of the sender)
You are the "expéditeur" (the sender), which means the personne who sends the letter. The "coordonnées" are the contact details that allows someone to contact you: name, first name, address, email address, phone number... This part is on the top of the document, on the left.
During the DELF or DALF exam, don't write your real name: your exam sheet has to be anonymous so use a pseudonym and a fake address.
2. Les coordonnées du destinataire (contact details of the recipient)
Le destinataire (the recipient) is the person who receives the letter. As you did for the sender, you write the name of the personne you're talking to. This section is on the right of the document, below the contact details of the sender.
⚠️ Pay attention to the title you use:
If you know the name of the person, write it. If not, write only « Madame », « Monsieur » ou « Madame, Monsieur » (if you don't know the gender of the person). You can also indicate the title or the position of the person if you know it: « Madame la Directrice des Ressources Humaines » ; « Monsieur le Maire ».
3. Le lieu et la date d’expédition (the place and the date of dispatch)
Indicate the city where you are writing the letter, preceded by the preposition "à".
Write the date in full, preceded by the article "le".
Example : à Paris, le 14 février 2023 (Don't write:14/02/2023)
This section is on the right of the document, below the contact details of the recipient.
4. L’objet de la lettre formelle (the subject of the formal letter)
It is mandatory to indicate the subject of the letter, which is the reason why you are writing. Only use nouns (no conjugated verb) to make it more concise.
Examples:
Candidature au poste de… (application for the post of...)
Modifications de votre contrat nº XXX (Modification of your contract)
Contestation de la décision de… (contestation of the decision of...)
5. La formule d’appel formelle (calling formula)
Since it's a formal context, you use the pronoun "vous" to talk to the recipient.
Some examples:
Madame, Monsieur, (unknow recipient)) ⚠️ We always start with « Madame ».
« Madame, » OU « Monsieur, » (if we know the gender of the recipient)
Monsieur le Directeur, Madame la Directrice, Madame la Présidente, Monsieur le Maire (known hierarchical level)
Monsieur Delacroix ; Madame Bousson (known recipient name without any previous relationship between the sender and the recipient)
Cher Monsieur, Chère Madame, (known recipient name and previous relationship between the sender and the recipient)
6. L’introduction de la lettre formelle (introduction of the formal letter)
Je vous écris au sujet de… ; en réponse à… ; en écho à…
J’ai le regret de vous informer que… + negative information
J’ai le plaisir de vous annoncer…+ positive information
Suite à votre offre d’emploi/de stage publiée… (cover letter)
J’ai bien lu votre article au sujet de …
7. Le corps de la lettre formelle (body of the letter)
In the body of the letter, you expose your application or your opinion about a subject. Use some connectors to articulate your document and expose its different parts clearly.
Dans le corps de la lettre, vous exposerez votre candidature ou votre opinion sur un certain sujet.
Examples:
Pour commencer : tout d’abord, Je commencerai avec… , premièrement, en premier lieu,
Pour exposer plusieurs arguments : D’une part, … d’autre part, …
Pour exprimer l’opposition : pourtant, cependant, toutefois, néanmoins, en revanche
Pour terminer : pour conclure, enfin, Je terminerai avec…
You will find here a more exhaustive list of French connectors.
8. The conclusion
You finish your letter with one of these expressions, that you will choose because it is adapted to your document and its context;
En espérant que ce courrier retiendra votre attention,
Dans l’attente d’une réponse que j’espère favorable,
Vous trouverez ci-joint mon CV / ma demande de candidature (or any other type of document)
J’espère avoir l’occasion de vous convaincre de l’intérêt de ma candidature lors d’un entretien que je vous remercie de bien vouloir m’accorder…
Veuillez trouver en pièce jointe mon CV/ma demande de remboursement… (or any other type of document)
Je vous remercie à l’avance pour l’attention que vous voudrez bien accorder à ma demande.
Je me tiens bien entendu à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.
Avec mes remerciements anticipés,
9. La formule de politesse (the closing formula)
It is recommended to match the closing formula to the calling formula (1): use the same title.
If you wrote « Monsieur le Ministre » in the calling formula, repeat it in the closing formula.
Example: Je vous prie d’agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de mes sentiments respectueux.
Some examples:
Cordialement/ Bien cordialement, (by email)
Je vous prie d’agréer, Monsieur/Madame, l’expression de mes sentiments respectueux, (to a hierarchical superior)
Veuillez agréer, Monsieur le Directeur/Madame la Directrice, l’expression de mes salutations distinguées, mes salutations les plus sincères…
Amitiés (to a colleague),
Bien à vous (to someone we already know but in a formal context),
Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, à l’expression de mes salutations les meilleures, mes salutations distinguées…
⚠️ croire à quelque chose / agréer quelque chose (without a preposition)
10. Your signature
Sign your letter manually, with the same name you use in the contact details.
Don't forget to use a pseudonym on the date of the exam!
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